これで大丈夫!飲み会の幹事の仕事【完全マニュアル】




社会人になれば飲み会の幹事をする機会もあると思います。

僕は仕事でもプライベートでも飲み会の幹事をやらせて頂くことが多いです。そこで色々と試行錯誤した結果、王道パターンというものに巡り会うことができました。

今回はこの王道パターンについて書いていきます。

1.日程を決める

まず飲み会を開くとなると最初に決めることがこの日程です。

日程はすでに決まっているケースもありますが、決まっていない場合は決めなければなりません。

そこでオススメしたいツールがあります。

  • 伝助
  • 調整さん

この二つです。

両者共に大きな違いはありません。お好みに合わせて使って頂ければと思います。

使い方は簡単で飲み会の日程の候補日をまず決めます。

そして該当者に連絡してどの日程ならば参加できるのかを記入してもらいます。

すると結果を自動で集計してくれて予定が一目瞭然となります。

日程を集計するのが大変と感じている人はこれらのツールを使うことでだいぶ負担が軽減されます。

また、日程を決める上で大切なことはなるべく早く決めることです。

早く決めることで参加者も予定を決めやすくなります。

2.店を決める

この店を決めるのが結構大変です。

プライベートであればいきたい店に行けばいいのですが、仕事となるとそうもいきません。

ここからは僕の経験に基づいたお話になります。

2-1.雰囲気重視

まずお店は雰囲気がいいお店を選択してください。

飲み会の目的は話すことです。従って、うるさくなく落ち着いて話ができるお店が好まれます。

そして、できれば貸切のお店を選んでください。

ある程度人数が集まればお店を貸切にすることができます。

貸切は他のお客さんがいないため飲み会を存分に楽しむことができます。

僕も幹事を依頼されるとお店は貸切にして欲しいという要望が多いです。従って、できればお店は貸切にするのがオススメです。

2-2.コースを頼むかアラカルトを頼むのか

これは幹事目線ならば断然コースです。

理由は会計が楽だからです。また飲み会にくる人への案内もしやすい点が挙げられます。

アラカルトにした場合、どの程度頼むのかがわかりませんし、個人差が出やすいというデメリットがあります。

食の好みは分かれますので公平性を保つためにもコースを予約してください。

2-3.ジャンル

これも非常に悩みますよね。どんなジャンルの料理を選べばいいのか決めきれない人も中にはいるかと思います。

そこで、参加者に聞くことはオススメできません。理由は意見が分かれすぎてまとまらないからです。

聞いてしまった以上意見を反映させないと問題になりかねないので幹事の独断と偏見で決めるのがいいと思います。

注意
誰かに幹事を依頼された場合はその人の指示に従ってください。

そこで僕が紹介する万人受けするジャンルは“和食”です。

年代問わず和食は安定していると思います。

お店を探す際は和食中心のコースを選んでおけば大丈夫です。

2-4.アクセス

店の場所ですが、なるべく駅に近い場所を選ぶと喜ばれます。

雨が降った場合、近い方が帰りやすいのでこのちょっとした気遣いが喜ばれます。

2-5.予約

予約はwebから予約するのがオススメです。ポイントも貯まりますし、電話が繋がらないこともないのでweb予約ができるお店では是非試したください。

3.案内する

日程とお店が決まったら案内しましょう。案内状を作ったりお店のリンクを貼る場合もあるかと思いますが、

メールで全て把握できるようにすることが大事です。

具体的には

  • 日程
  • 時間
  • アクセス
  • 金額
  • 内容
  • 幹事から一言

を入れておけば大丈夫だと思います。

幹事の連絡先も合わせて入れておくと何かあった場合に困らないです。

4.集金

会費はなるべく早めに集めておくことが理想です。

飲み会が終わった後ですと忘れてしまうこともありますので、事前に集金しておくことが大切です。集める際には必ず参加者のチェックリストを作って「誰からもらったのか」がわからなくならないようにしましょう。

集める際にはお釣りを出せるように準備しておくことも重要です。

5.ちょっと盛り上げたい人へ

忘年会だと盛り上げてくれと依頼されることもあるかと思います。何をやったらいいのかわからないと思っている方も多いと思います。

僕も頼まれた時は困りました。そこで、意外と評判が良かったことをご紹介します。

それは“手品”です。

簡単なマジックキットも最近では販売されているので、手品なんてやったことがない人でもそれなりに完成するのでオススメです。

6.まとめ

飲み会の幹事はできれば避けたいと思いますが、回ってきてしまったならば全力でやりましょう。また会計はクレジットカードで支払うのがオススメです。ポイントがたくさん溜まります。また幹事をやった際には自分らしさが飲み会で出せるといいのかなと思います。この人に幹事を頼むと「こんなに飲み会になる」というイメージが残せればいいですね。最後まで読んで頂きましてありがとうございました。ばーい。




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製薬会社の営業(MR)をやっていました。自分の興味があることを発信したくてこのブログを作りました。 楽しんでください!!