講演会はMRにとってとても大切な政策の一つです。
今回は講演会を自分で企画する上で考えなければならないことについて書いていきます。
Contents
新規で立ち上げる
講演会にはいろんな種類があります。中にはMRが一から企画して運営もMRが行う講演会があります。僕も自分で一から企画、運営した経験があります。
この経験から新規で講演会を立ち上げる際に考えなければならないことを中心に紹介します。
既存の講演会を引き継ぐのであればそんなに大変ではありません。ただ一から全て考えるとなるとそれなりに大変です。
そして講演会を企画すること自体が目的ではなくて講演会を通して製品の売り上げを上げることが本当の目的になることは念頭に入れて置いてください。
規模
まずは講演会の規模についてですが医師だけを対象とした講演会であれば演者の先生、座長の先生含めて7~8人が理想だと思います。
なぜこの規模を僕がオススメするのかというと大規模な講演会は定期的に開催されているからです。
それに対して小さい規模の講演会はMR個人が企画しない限りあまり開催されません。
そして規模が大きくなると先生同士のディスカッションが活発にならない傾向があるので少人数の講演会で意見交換をして欲しいというのが僕の考えです。
なぜこのディスカッションを僕が重要視するのかというと先生にとってのニーズがあるからです。先生同士が集まって診療に関してのディスカッションを行う機会には講演会が一番適しています。
医師は普段個人で診療されているのでこのような場で多くの人と意見交換できれば診療にとても役に立ちますね。
グルーピング
グルーピングというのは講演会のメンバーを決めることです。
このグルーピングを行う上で大切なことはなるべく繋がりのある先生同士をリストアップすることです。繋がりのある先生同士をうまくリストアップできれば集客にとても役に立ちます。
講演会を企画する上で一番難しいと言われていることは集客です。講演会を企画しても人がなかなか集まらないということはよくあることです。
そこでグルーピングのコツについてご紹介します。
先生は出身大学、専門領域、年代等が同じ場合は、繋がっているケースがほとんどです。また同じ地域であれば医師会等で顔をあわせる機会は多くあるのでお互いに顔見知りです。
これをうまく活用して講演会を企画します。
例えば同じ出身大学の同じ卒業年度でグルーピングしたり、同じ地域でグルーピングしたりします。大切なことは共通項目をできるだけ増やすことです。
人と話すことで大切なことが共通の話題であるのに対してグルーピングで大切なことは共通項目を増やすことです。
また少し特殊なやり方もご紹介します。それはイベントのグループを利用することです。先生方には仲良しグループみたいなものがあります。その仲良しグループの先生同士で釣りやら、ゴルフやらのイベントを楽しんでいます。
従ってこの仲良しグループのメンバーを中心とした講演会を企画すれば先生を集めやすいです。
仲がいい人しかこないイベントがあればあなたも参加したいですよね。
手順
実際に手順をチャート図にしてみます。
講演会企画の手順
- 講演会の内容を決める
- 内容を踏まえて座長と演者を決める
- 日時を決める
- 会場を決める
- 集客
- 準備
- 本番
- フォロー
このような形になります。
一つずつ解説していきます。
講演会の内容を決める
①講演会の内容はPRする製品に関する内容の講演会で構いません。
「薬の使い分けについて」の内容を講演するとなると疾患についてのお話も入ってくると思います。
次に対象ですが専門医だけを対象とするのか非専門医を対象するのかについて細かく決めておかないと趣旨がばらけてしまいますので注意してください。
内容を踏まえて座長と演者を決める
②これが一番大切ですが座長と演者の選定は非常に重要です。
演者の先生ですが講演を多くされている先生にお願いするのがいいと思います。演者にはスライドを作ってもらう必要があるのでそれを負担に感じない先生（慣れている先生）にお願いしましょう。
座長の先生は顔が広い先生がいいと思います。座長の先生が有名で多くの先生に知られている先生なら講演会に来てもらいやすくなります。
日時を決める
③これも大切で基本的には座長と演者の先生の都合がいい日となりますが忙しくない時期であることと休診日に被らないことが大切です。
先生の仕事の中にレセプトの審査があります。これは第1週目が締め切りになることが多いのでここは避けたいです。
また月末は先生もMRも忙しいのでここも避けたいです。
そうなると月の半ばが一番いい時期だと思います。
医療機関の休診日についてですがこれにはばらつきがあります。比較的多いのが水曜日と木曜日を休診日にしているケースです。
従って火曜日か金曜日が適切であると思います。これらのことを打ち合わせて決めます。
会場を決める
④次に会場です。
日時が決まったら講演会の会場を探します。人気があるホテルは予約がすぐに埋まってしまうので素早く予約してください。目安ですが半年前であれば十分だと思います。
ただなんとも言えないので事前にホテルに聞いておくがいいと思います。
次に会場のレイアウトですがディスカッションを中心にしたいので席の配置はコの字型がオススメです。
集客
⑤ここまで決まれば後は集客です。
案内状を作成して集客を頑張ります。講演会の案内をする際にはどんなコンセプトの講演会なのかを説明するようにしてください。ただ「来てください」とだけ言ってもあまり相手には響きません。
だから案内状は本当に重要です。従って時間をかけて作ってください。
案内状の表面には演者の先生に演題を頂いてそれを記入します。裏面には会場の地図と一言メッセージを入れておくといい案内状ができます。
順次座長と演者の先生のOKをもらい次第配り始めます。
僕はあらかじめ声をかける先生を決めておきます。それをリストアップして集客の際に先生に見せます。この方法はどんな先生がくるのかがわかるので非常に有効です。
これらのことを準備しておけば集客はスムーズにいくと思います。途中で追加などがある場合は臨機応変に対応します。
また集客の際には意外と「あの先生は来ないの」という質問を頂きます。その際には追加で声をかけてください。
またタクシーチケットは日程に余裕を持って配ってください。
＊こちらも参考にしてください。
準備
⑥準備
講演会の準備ですが開催日の1週間前までには完了しておくといいと思います。会場でレンタルできるものもありますのでなるべく荷物は少なめにしましょう。講演会に必要なものリストは会社にあると思うのでそれを探してみてください。
本番
⑦本番
本番中は会の進行に気を配ってください。
役割分担をしっかりと決めておいてそのフォローをしていくのがいいと思います。また帰りのタクシーについてはホテルの担当者と打ち合わせておくといいと思います。
フォロー
⑧フォロー
講演会にいらして頂いた先生には3日以内にお礼を言いにいきましょう。素早く訪問しておいた方がいいと思います。
小ネタ集
大まかな流れについては書いた通りですが細かいポイントがあるので合わせて書いておきます。
弁当を出すタイミング
これは講演会が始まる前に出すのが一番いいタイミングです。もしも遅れてくる先生には来たら召し上がってもらいましょう。
立食パーティーの場合は講演会後になります。
社員の日程は早めに確保
日時が決まったら手伝いに来てくれる社員には早急に日程を抑えてもらってください。
講演会の名前
これは対象の地区と講演会の内容がわかる名前がいいと思います。
おすすめの弁当
僕のオススメはサンドイッチ系です。
手軽に食べられますし高級なサンドイッチであれば印象もよくなるのでオススメです。匂いもそんなに広がりませんので色々と講演会には適していると僕は思ってます。
ディスカッションの時間を多く取る
講演が終わったらディスカッションの時間を多く取りましょう。先生同士で意見交換するのが講演会の目的の一つですのでこの時間は大事です。
まとめ
講演会は自分で企画すると学ぶことは多いです。いろんな講演会を企画して経験を積んでみてください。必ずいい経験になります。
準備が非常に大変ですが得るものは大きいので積極的にやってみてくださいね。また準備は半年前から取り掛かり無理のないスケジュールでやってくださいね。
最後まで読んで頂きましてありがとうございました。
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